Die Frage stellt sich immer wieder und ein Wildwuchs breitet sich meistens in E-Mail-Postfächern aus, in denen schnell die Übersicht verloren geht. Zwar werden die Suchen immer besser, aber wenn man dann auch nicht weiß wonach man suchen soll, kommt man dem Ziel auch nicht näher. Ein Allheilmittel habe ich nicht gefunden, da die eigene Organisation auch immer von einer Person abhängig ist, aber ich möchte euch gerne einen Weg vorstellen, mit dem ich mich ganz gut organisieren kann. Das Konzept ist nicht neu und nicht von mir, aber es gibt auch viele Interpretationen und deswegen hier mal das ganze auf deutsch.
Zunächst brauchen wir sieben Ordner:
- Posteingang (Inbox)
Hier kommen ungelesene und unbearbeitete Mails an. - Antworten (Respond)
Hier werden alle E-Mails abgelegt, die eine Bearbeitungszeit von fünf Minuten nicht überschreiten. In manchen Inbox Zero-Konzepten wird dieser Ordner auch weggelassen, weil die Mails dann direkt aus dem Posteingang bearbeitet werden können. Für meine Begriffe ist er sinnvoll, da ich z.B. nach dem Urlaub wenigLustZeit habe, direkt alle E-Mails zu beantworten. - Aktion (Action)
Für E-Mails, die eine größere Bearbeitungszeit auf Grund von Recherche, Nachfragen, etc. benötigen. - Bereithalten (Hold)
E-Mails mit Zugangsdaten, Tracking-Codes von Paketen oder ähnlichem können hier abgelegt werden. Informationen, die man nur kurzzeitig (idealerweise nur ein paar Tage) benötigt und dann archiviert. - Delegiert (Waiting)
E-Mails, die erst weiter bearbeitet werden können, wenn man eine Rückmeldung oder weitere Informationen eines anderen Kollegen bzw. einer anderen Kollegin hat, werden hier abgelegt. - Archiv (Archive)
Alle E-Mails, von denen man glaubt man benötigt sie später noch, werden hier abgelegt. Gegebenenfalls können hier noch Unterordner für einzelne Projekte angelegt werden oder man strukturiert sich das Archiv anders, zum Beispiel mittels der Kategorisieren-Funktion bei Microsoft Outlook. Ich fahre hier eine Mischung aus beidem: Projekte in Unterordner und die restlichen Mails kategorisiert nach meiner Abteilung, Unternehmensinformationen, etc. - Papierkorb / Gelöschte Elemente (Trash)
Eigentlich selbsterklärend. Alles was man nie wieder benötigt beispielsweise Pizzabestell-E-Mails. Einmal geantwortet und weg damit. 🙂
Je nach Geschmack, kann hier der deutsche oder englische Name gewählt werden. Ich habe mich für die englischen Namen entschieden und diese für den Artikel nach meinem Empfinden übersetzt.
Idealerweise benötigt man nun ein Konzept für die Abarbeitung der abgelegten E-Mails sonst geraten diese doch in Vergessenheit. Meines schaut in etwa so aus. Den Respond-Ordner schaue ich nahezu täglich durch und schreibe meine Fünf-Minuten-Antworten. Den Action-Ordner fasse ich an, wenn ich etwas mehr Luft habe. Hier kann leider nicht von vornherein genau eingeschätzt werden, wie lang die Bearbeitung einer einzelnen Mail dauert. In den Waiting-Ordner schaue ich je nach Gelegenheit mal rein. Und im Archiv suche ich nur nach Informationen.
Ein nettes Zusatzfeature in Microsoft Outlook ist die Anzeige der enthaltenen Elemente. Dies habe ich für die drei nennen wir es mal Arbeitsordner Action, Hold, Respond aktiviert. Dazu muss in den Eigenschaften des Ordners einfach der Punkt „Anzahl aller Elemente anzeigen“ ausgewählt werden.
Rechtsklick auf den Ordner > Einstellungen > „Anzahl aller Elemente anzeigen“ auswählen
Solltet ihr Fragen oder Verbesserungen zum Konzept haben, immer her damit. Ich habe das Konzept jetzt ein halbes Jahr genutzt und denke, dass ich doch die ein oder andere Hilfestellung leisten kann.
